Extracto de Artículo de Ariel Torres-La Nacion
Esta columna nació cuando un amigo logró agotar el espacio de
almacenamiento de su Gmail (sí, en serio) y descubrió que no había forma
de ordenar los mensajes por tamaño. Sólo podía listar los que ocuparan
cierta cantidad de bytes. Habituados como estamos a las herramientas de
Windows, Mac y Linux, esto suponía un obstáculo. Pero resulta que la
búsqueda de correos que robaban espacio y merecían borrarse podía
hacerse incluso mejor en Gmail que en una carpeta de Windows. Allá
vamos.
La pantalla de Gmail está dominada por la lista de mensajes. Justo arriba hay una serie de botones (Seleccionar, Actualizar, Más,
etcétera) y, por encima de esos botones, una gran caja vacía con una
lupa. Es donde usualmente ingresamos criterios para encontrar mails. Y
es allí donde los operadores de búsqueda avanzada hacen su magia.
Algunos de estos operadores son bastante obvios. Por ejemplo, from:
sirve para listar los mensajes de cierto remitente. Dato: no hace falta
poner toda la dirección de correo, incluida la arroba y el dominio. Con
una parte funciona, salvo, claro, que tengamos varios amigos cuyas
direcciones son casi iguales. Por ejemplo (observen que no hay que dejar
ningún espacio después de los dos puntos.):
from:juanpablo
La
cosa se pone mucho más interesante desde el momento en que los
operadores se pueden combinar. Por ejemplo, busquemos todos los mensajes
de juanpablo en cuyo asunto se menciona la palabra presupuesto. Se haría así:
from:juanpablo subject:presupuesto
Por supuesto, las comillas pueden usarse para los asuntos con más de una palabra.
from:juanpablo subject:"solicitar cuota"
También from: acepta comillas. Así:
from:"Juan Pablo" subject:"solicitar cuota"
Fantástico. Ahora bien, como juanpablo es el administrador de la empresa, un número demasiado grande de sus correos mencionan la palabra presupuesto en el asunto, así que terminamos de nuevo con una lista gigante. Hay que refinar un poco más. Agreguemos un rango de tiempo:
from:juanpablo subject:presupuesto after:2015/1/1 before:2016/1/1
Es
decir, todo lo que nos envió durante 2015. Perfecto, ahora la lista se
acotó lo suficiente como para limpiar lo que no sirve o encontrar lo que
buscábamos.
¿Dijimos limpiar? Vamos por los principales
responsables de que el espacio empiece a agotarse: los adjuntos. En el
caso de Google, los 15 GB de Gmail son los mismos que los de Drive, por
lo que si tenés 5 GB de mensajes, sólo te quedan 10 GB para Drive. Y
todo suma. O resta, más bien.
Busquemos, pues, todos los mensajes
con adjuntos de 5 MB que recibimos durante 2009, 2010 y 2011. En ese
caso, deberíamos escribir:
size:5000000 has:attachment after:2009/1/1 before:2012/1/1
El ejemplo de arriba da cuenta del servicio que presta has:attachment, pero si no nos importa discriminar los mensajes que tienen adjuntos, también funcionaría si ponemos:
size:5000000 after:2009/1/1 before:2012/1/1
El operador has:
(tiene) puede emplearse también para decirle a Gmail que muestre sólo
los mensajes con una estrella amarilla (o de cualquier otro color, para
el caso). Por ejemplo,
has:blue-star
Si te estás preguntando por qué sólo tenés estrellas amarillas, la respuesta es que hay que activar las demás desde la pestaña General
de la configuración de Gmail. Una vez hecho esto, para cambiar el color
de la estrella (o escoger otro símbolo; hay varios) sólo hay que darle
clic a la estrellita blanca que se ve junto a cada mail hasta que
aparezca el color o el símbolo que buscamos.
El operador size: tiene dos socios muy útiles, larger: (mayor que) y smaller: (menor que). En rigor, size: funciona igual que larger:.
Supongamos que queremos encontrar todos los mensajes que tengan
estrella amarilla y sean de más de 1 MB. En ese caso, habría que
escribir:
larger:1000000 has:yellow-star
Del mismo
modo que en las búsquedas de Google (es, en el fondo, el mismo motor),
el signo menos (-) sirve para excluir de los resultados aquellos mails
que contengan ciertas palabras, sin importar dónde. Por ejemplo, para
buscar todos los mensajes que recibimos en 2012 y que ocupan más de 1 MB
y en los que no aparecen las palabras Juan y Pedro, la línea sería:
after:2012/1/1 before:2013/1/1 size:1000000 -juan -pedro
Y para asegurarnos de que no se incluyan los mensajes que guardamos como borradores, añadimos el operador in:, en este caso con inbox:
after:2012/1/1 before:2013/1/1 size:1000000 -juan -pedro in:inbox
Por
cierto, también podríamos buscar algo en los Borradores, que es algo
así como ese cajón donde guardamos de todo. Para eso se usa el operador in:draft. Por ejemplo:
in:draft subject:boceto
O sea, todos los mensajes en Borradores cuyo asunto diga boceto. Si no ponemos el operador subject:, listará todos los mensajes guardados como borradores en los que aparezca la palabra boceto, en cualquiera de los campos, incluidos from:, to: (para), cc: (con copia) y bcc: (con copia oculta).
Lo
genial es que el signo menos también funciona con operadores. Así, se
pueden excluir de la lista los mensajes con estrellas, que supuestamente
son más importantes para nosotros. De este modo:
size:1000000 -juan -pedro in:inbox -has:yellow-star after:2012/1/1 before:2013/1/1
O bien, si usás estrellas de varios tipos:
size:1000000 -juan -pedro in:inbox -is:starred after:2012/1/1 before:2013/1/1
Y aún podríamos refinar más, de esta forma, para descartar dos remitentes:
size:1000000 -from:juan -from:pedro in:inbox -is:starred after:2012/1/1 before:2013/1/1
Otra
aplicación del signo menos es decirle que liste todos los mensajes
recibidos en cierto período, que ocupan más de 1 MB y que no son
importantes, así:
after:2012/1/1 before:2013/1/1 size:1000000 -is:important
Podría
seguir con los ejemplos, pero creo que estos son suficientes. Gmail
recuerda las búsquedas que hicimos (obvio) y muy pronto ni siquiera hará
falta tipear todo. El operador smaller: citado antes es
interesante porque una parte importante del espacio de la bandeja de
entrada se va en pequeñeces, se esfuma por goteo. No es mala idea probar
con una línea como:
smaller:50000 -is:starred -is:important is:unread
Es
decir, listar todos los mensajes de menos de 50 KB que no tengan
estrella ni sean importantes y que no hayan sido leídos. Vulgo: todo eso
que nos llega y no le prestamos atención. Se asombrarán de la cantidad
de espacio que pueden liberar.
Otra cosa. El operador in:sent
(en:enviados) es fun-da-men-tal. Pasados varios años, la cantidad de
mensajes que pueden acumularse allí, muchas veces con adjuntos, es
monumental.
Aquí, todas las opciones de operadores de búsqueda avanzada de Gmail. Funcionan sólo con la versión Web, por supuesto, no con clientes de Escritorio como Thunderbird,
pero esto no es en verdad un problema. La mayor parte de nosotros
accede a sus casillas mediante un navegador, y en general usamos el
cliente de Escritorio para mantener un backup de los mensajes, no como
interfaz principal.
Por cierto, es posible usar la caja de
búsqueda que se despliega apretando la flecha, a la derecha de la lupa,
pero los operadores que menciono aquí permiten una precisión mucho
mayor. Los recomiendo enfáticamente.
Outlook.com
El
servicio de correo de Microsoft ofrece hoy prácticamente las mismas
funciones que el de Google, sólo que el espacio de almacenamiento es,
como dije, ilimitado. También ofrece operadores de búsqueda avanzados
con los que, usando otras palabras y frases, se consigue el mismo
resultado.
Por ejemplo, se puede poner from:"bobby moore" about:"status report" para buscar los mensajes que vienen de Bobby Moore y en cuyo asunto figuran la frase exacta status report. En lugar de larger: y smaller: se usan los símbolos mayor (>) que y menor que (<), combinados con la palabra reservada messagesize:, de este modo:
messagesize:>5MB (mensajes de más de 5 mega)
messagesize:<50KB (mensajes de menos de 50 kilobytes)
